L’espace de notre disque est maintenant compté

Il y a quelques années, la plupart des enseignants ayant commencé à utiliser la suite Google pour l’éducation se sont fait dire de ne pas se préoccuper de l’espace qu’ils utilisaient sur Google Disque puisque cet espace était illimité. C’était bien vrai à l’époque, mais ce ne l’est plus à présent. À partir de l’été 2022, chaque centre de service aura un pool d’espace maximum à ne pas dépasser. Nous n’avons pas encore atteint cette limite. Or, il s’avère essentiel de comprendre que le temps où nous n’avions pas à nous préoccuper de l’espace est révolu !

Qu’est-ce que ça veut dire pour moi ?

Pour un enseignant qui utilise Google disque avec Classroom, qui y héberge des documents Google et des PDF, ça ne devrait pas changer grand-chose. Soyons clairs, la plupart des enseignants ne prennent presque pas d’espace disque, même s’ils ont déjà généré des centaines de documents Google. Il faudrait créer plusieurs milliers de documents Google pour avoir un poids significatif sur l’espace disque. Ce qui gruge l’espace, ce sont les vidéos et les documents audio.

Par exemple, beaucoup d’enseignants avaient l’habitude d’enregistrer leur cours à distance sur Google Meet. Toutes ces heures de cours hébergés sur Google Disque prennent énormément de place, alors qu’on peut se demander s’ils ont encore un impact pédagogique — en comparaison avec l’enregistrement de capsules courtes à propos de notions précises qu’on pourra réutiliser année après année.

Comment ces pratiques affectent-elles notre empreinte écologique?

D’autre part, saviez-vous que les centres qui hébergent nos données infonuagiques sont de grands consommateurs énergétiques? On répertorie près de 5000 centres de données répartis dans 130 pays[1]. Selon une récente étude, ces centres, combinés aux différents appareils électroniques utilisés, génèrent entre 2,1% à 3,9% des émissions mondiales de gaz à effet de serre[2]. Chacun de nous pouvons faire notre part pour les réduire en adoptant une bonne hygiène numérique!

Voici quelques stratégies[3] pour limiter notre empreinte écologique dans l’infonuagique :

Éviter d’envoyer trop de courriels.
Limiter les pièces jointes dans les messages électroniques.
Minimiser le nombre de destinataires lors d’envois courriel.
Supprimer régulièrement les messages inutiles.
Limiter le stockage infonuagique des documents lourds tels que les fichiers audio, photos ou vidéo.
Vider régulièrement la corbeille du Disque Google.

Un ménage s’impose

Pour connaitre la quantité d’espace qu’on utilise, il suffit de cliquer sur Espace de stockage. Les fichiers de notre disque sont alors présentés en ordre décroissant de poids. On peut ensuite mettre à la corbeille les fichiers qui occupent de l’espace inutile et dont nous n’avons plus besoin en prenant soin de vider la corbeille dans un deuxième temps. Cet endroit de votre Disque vous indique clairement la quantité d’espace que vous utilisez. À titre de comparaison, un compte Gmail personnel offre 15 Go gratuitement avant de vous obliger à payer pour un forfait.

Gestion des vidéos

Si vous avez beaucoup de vidéos en stockage, est-ce que votre Google Disque est vraiment le bon endroit pour les déposer? Plusieurs possibilités s’offrent à vous, comme la plateforme YouTube qui vous permet d’y déposer, en mode public ou privé, vos vidéos.

Données personnelles

Un autre aspect du stockage est lié aux données personnelles. Le disque CSSMI ne doit être dédié qu’à une utilisation professionnelle. Par exemple, la synchronisation de l’appareil photos sur Google Photos n’a pas sa place sur Google Disque et doit plutôt se faire sur un compte personnel.

Des pratiques plus « vertes » avec Google Workspace pour l’éducation 🌱

Voici également quelques conseils pour optimiser l’usage de la suite Google Workspace pour l’éducation dans une visée plus « verte ». Sans le savoir, certaines habitudes numériques engendrent un nombre important de documents qui prennent de l’espace sur le Disque Google en plus de reproduire certaines pratiques pédagogiques plus traditionnelles.

Éviter la copie entière d’un Classroom

Cette fonctionnalité duplique TOUT ce qui se trouve dans le Classroom. Alice Keeler propose plutôt différentes stratégies, dont la création de nouvelles classes et la réutilisation des publications spécifiques au besoin sans l’ajout automatique des pièces jointes.

Supprimer les travaux

Pour éviter de conserver les travaux des élèves indéfiniment dans le Disque Google, la bonne pratique serait de les supprimer une fois l’année terminée. Nous vous conseillons toutefois d’en discuter avec les élèves avant de le faire. Ils pourront vous indiquer les travaux qu’ils désirent conserver. De cette façon, vous aurez le loisir de ne rendre aux élèves que certains travaux ciblés et de supprimer les autres.

Réutiliser les formulaires Google

Si les formulaires Google sont utilisés régulièrement dans votre enseignement, ils peuvent occuper de plus en plus d’espace, surtout si ces derniers comprennent des images intégrées. Pour réduire le nombre de copies des quiz, réutilisez les formulaires en effaçant les réponses antérieures.

Maximiser l’usage des documents collaboratifs

Certains travaux ne nécessitent pas l’usage de la fonction « une copie par élève ». De plus, cette fonctionnalité reproduit souvent des pratiques traditionnelles où l’élève fait son travail individuellement. Nous vous conseillons, lorsque cela est possible, de créer des présentations Google où chaque élève a sa diapositive pour travailler. De cette façon, les élèves pourront collaborer et rétroagir au travail de leurs pairs.

Avant de stocker, visualiser le poids du fichier!

Enfin, avant de procéder au stockage des fichiers, il est important de visualiser l’espace que ce dernier occupera dans votre disque Google. À titre d’exemple, nous avons conçu cet aide-mémoire qui vous permettra de prendre des décisions de stockage éclairées!

N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions sur le sujet en rédigeant un billet dans le portail OMNI.

Votre équipe APO du SRTI

[1] Données tirées du Data Center Map

[2] Freitag, C., Berners-Lee, M., Widdicks, K., Knowles, B., Blair, G. S., & Friday, A. (2021). The real climate and transformative impact of ICT: A critique of estimates, trends, and regulations. Patterns, 2(9), 100340.

[3] Plusieurs articles font des suggestions en ce sens : ADATechSchool, WWF, Solidatech et Animafac.